[pgday.fr] Bilan Inscriptions 30/05/2013

[Sébastien Lardière]

Salut,

En effet, il est sûrement encore possible d'augmenter la capacité ;
néanmoins, habituellement, les traiteurs demandent à ce que le nombre
définitif de repas soit fixé, souvent quelques jours à l'avance, ce qui
nous laisse peu de marge, et nous forcera tout de même à fermer les
inscriptions, même si on prend quelques repas en plus au cas où.

S'il le faut, je peux appeler le traiteur demain, pour obtenir des
renseignements dans ce sens.

a+

Sébastien


On 05/30/2013 09:21 PM, Florence Cousin wrote:
> En effet, on a mis un maximum. Sans doute trop pessimiste.
> Les vraies questions, à mon avis, sont, dans l'ordre :
> * Est-ce que les sponsors accepteraient qu'il manque quelques goodies?
> (on s'est engagés dessus, il faut donc leur demander)
> * Est-ce qu'on peut revoir le contrat avec le CCO (je pense que c'est
> sans problème, on n'a pas encore payé... et ils ont certainement un
> accord avec le traiteur). Le devis mentionne "une centaine de
> personnes". Il n'y a pas de problème de capacité (la salle fait 250
> places, l'espace pour le traiteur 350)
> * Est-ce que le traiteur accepterait de revoir le contrat? S'il est en
> capacité de le faire, il acceptera certainement, mais il faut confirmer.
> * Est-ce qu'on considère qu'il est important que tout le monde ait son
> sac et son t-shirt? Déjà, si les organisateurs n'en prennent pas, ça en
> fait moins. Et à Lyon, quelques personnes ont refusé le sac.
> * Est-il possible de modifier cela dans amiando?
>
> Si la réponse est oui à toutes les questions, je ne vois pas de raisons
> pour ne pas augmenter la capacité. Au contraire. À part peut-être la
> flemme ou le manque de temps pour passer les coups de fil / faire les mails.
> Si la réponse est non, il faut aussi savoir si et comment on prend en
> compte le nombre d'absents probables. N'oubliez pas la grève SNCF
> prévue. Vu les circonstances, il me semblerait étonnant qu'on n'ait pas
> 9 ou 10 absents au moins.
> Quelqu'un se rappelle combien étaient inscrits pour Lyon, et combien se
> sont présentés?
>
> On 30/05/2013 19:42, Maxime Longuet wrote:
>> Pour l'instant on est pas encore à 100 inscrits… 
>>
>> On peut également décider à la prochaine réunion qu'on accepte 110 voir 120 inscrit car on sait d'expérience que certains inscrit auront une indisponibilité de dernière minute. Et donc qu'on aura que 100 présents
>>
>> Mais moi en tant qu'inscrit ça m'embêterait d'arriver et de pas avoir mon petit sac et mon tee-shirt comme tous le monde. Ca montrerais l'inorganisation de la manifestation.
>>
>>
>> Maxime
>>
>> Le 30 mai 2013 à 19:24, Marc Cousin <cousinmarc at gmail.com> a écrit :
>>
>>> On 30/05/2013 18:27, damien clochard wrote:
>>>> Désolé mais je ne comprends pas le débat :-)
>>>>
>>>> Quand on organise un événement public on doit prévoir un nombre maximum de participants.
>>>>
>>>>  * On paie la location de salle en fonction du nombre max. de participants
>>>>  * On paie le traiteur en fonction du nombre max. de participants
>>>>  * On annonce un nombre de participants max. aux sponsors
>>>>  * En cas d'incident, l'assurance peut nous lacher s'ils se rendent compte qu'on est allé au delà du nombre de participants annoncé
>>>>  * On a besoin nous-même de connaitre le nombre de livrets et de T-Shirts à imprimer.
>>>>
>>>> Pour moi ça fait assez de raisons pour qu'on définisse une limite haute sur les inscriptions.
>>>>
>>>> Après on peut discuter s'il est judicieux ou pas de monter ou de descendre cette limite en cours de route. Mais la notion de limite elle-même est difficile à supprimer. Je n'ai pas d'exemple de conférences qui fonctionnent sans ce principe fondamental.
>>>>
>>>> Je veux bien qu'on discute d'une élévation du plafond lors de la prochaine réu.... Passer de 100 à 110 ou 120 ne nous mettra pas dans le rouge au niveau financier mais ça nécessite un peu de travail : contacter le CCO, le traiteur, les sponsors, etc.
>>>>
>>> Si c'est lors de la prochaine réunion, je pense qu'on va encore perdre du temps. Autant laisser tomber tout de suite.
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