[pgday.fr] Bilan Inscriptions 30/05/2013

[Florence Cousin]

En effet, on a mis un maximum. Sans doute trop pessimiste.
Les vraies questions, à mon avis, sont, dans l'ordre :
* Est-ce que les sponsors accepteraient qu'il manque quelques goodies?
(on s'est engagés dessus, il faut donc leur demander)
* Est-ce qu'on peut revoir le contrat avec le CCO (je pense que c'est
sans problème, on n'a pas encore payé... et ils ont certainement un
accord avec le traiteur). Le devis mentionne "une centaine de
personnes". Il n'y a pas de problème de capacité (la salle fait 250
places, l'espace pour le traiteur 350)
* Est-ce que le traiteur accepterait de revoir le contrat? S'il est en
capacité de le faire, il acceptera certainement, mais il faut confirmer.
* Est-ce qu'on considère qu'il est important que tout le monde ait son
sac et son t-shirt? Déjà, si les organisateurs n'en prennent pas, ça en
fait moins. Et à Lyon, quelques personnes ont refusé le sac.
* Est-il possible de modifier cela dans amiando?

Si la réponse est oui à toutes les questions, je ne vois pas de raisons
pour ne pas augmenter la capacité. Au contraire. À part peut-être la
flemme ou le manque de temps pour passer les coups de fil / faire les mails.
Si la réponse est non, il faut aussi savoir si et comment on prend en
compte le nombre d'absents probables. N'oubliez pas la grève SNCF
prévue. Vu les circonstances, il me semblerait étonnant qu'on n'ait pas
9 ou 10 absents au moins.
Quelqu'un se rappelle combien étaient inscrits pour Lyon, et combien se
sont présentés?

On 30/05/2013 19:42, Maxime Longuet wrote:
> Pour l'instant on est pas encore à 100 inscrits… 
>
> On peut également décider à la prochaine réunion qu'on accepte 110 voir 120 inscrit car on sait d'expérience que certains inscrit auront une indisponibilité de dernière minute. Et donc qu'on aura que 100 présents
>
> Mais moi en tant qu'inscrit ça m'embêterait d'arriver et de pas avoir mon petit sac et mon tee-shirt comme tous le monde. Ca montrerais l'inorganisation de la manifestation.
>
>
> Maxime
>
> Le 30 mai 2013 à 19:24, Marc Cousin <cousinmarc at gmail.com> a écrit :
>
>> On 30/05/2013 18:27, damien clochard wrote:
>>> Désolé mais je ne comprends pas le débat :-)
>>>
>>> Quand on organise un événement public on doit prévoir un nombre maximum de participants.
>>>
>>>  * On paie la location de salle en fonction du nombre max. de participants
>>>  * On paie le traiteur en fonction du nombre max. de participants
>>>  * On annonce un nombre de participants max. aux sponsors
>>>  * En cas d'incident, l'assurance peut nous lacher s'ils se rendent compte qu'on est allé au delà du nombre de participants annoncé
>>>  * On a besoin nous-même de connaitre le nombre de livrets et de T-Shirts à imprimer.
>>>
>>> Pour moi ça fait assez de raisons pour qu'on définisse une limite haute sur les inscriptions.
>>>
>>> Après on peut discuter s'il est judicieux ou pas de monter ou de descendre cette limite en cours de route. Mais la notion de limite elle-même est difficile à supprimer. Je n'ai pas d'exemple de conférences qui fonctionnent sans ce principe fondamental.
>>>
>>> Je veux bien qu'on discute d'une élévation du plafond lors de la prochaine réu.... Passer de 100 à 110 ou 120 ne nous mettra pas dans le rouge au niveau financier mais ça nécessite un peu de travail : contacter le CCO, le traiteur, les sponsors, etc.
>>>
>> Si c'est lors de la prochaine réunion, je pense qu'on va encore perdre du temps. Autant laisser tomber tout de suite.
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