[Membres PGFr] Nouveau système de gestion des cotisations

[damien clochard]

Bonjour,

Les adhérents les plus anciens l'auront remarqué : cette année, il n'y a
pas eu de rappel pour le paiement des cotisations. De facto, on se
retrouve avec environ 80% des adhérents qui ne sont pas à jour de
cotisation.

Cette situation touche à sa fin et je vais vous expliquer comment les
choses vont fonctionner à partir de maintenant.

Mais avant cela, peut-être qu'un petit rappel s'impose pour explique
comment on en est arrivé là...

Lorsque l'ancien bureau a démissionné l'année, l'association n'était pas
en  :

  * la listes des membres n'était pas à jour
  * il n'y avait aucun outil suivi de la compta
  * l'adresse de l'association n'était pas correcte
  * les relances de cotisations n'étaient pas envoyées

Je ne dit pas cela pour jeter la pierre sur l'ancienne équipe. Il serait
simpliste de leur faire porter l'entière responsabilité de cette
situation. Néanmoins ça permet de comprendre le chantier que le bureau
actuel a découvert en prenant ses fonctions l'année dernière :)

Donc depuis septembre 2011, on a conduit en parallèle les actions
suivantes :

  * installation d'un logiciel de compta (http://erp.postgresql.fr)
  * changement de système de suivi des membres
  * changement d'adresse (toujours en cours)
  * reprise en main du compte bancaire

Maintenant que tout cela est fait ou quasiment fini, on passe aux
nouveautés et on vous propose un nouveau système de cotisations.

Jusqu'ici les cotisations pouvaient être versées : par chèque, par
virement ou en liquide. Chacun de ses moyens de paiement pose des
problèmes pour une petite association nationale comme la notre.

- Les chèques arrivent au nouveau siège à Paris. Je les récupère et les
ramène chez moi dans le Limousin. Je trie le courrier et renvoie les
chèque à la trésorière à Nantes, qui elle même les envoie à la banque
(dans l'Eure). J'ai pas calculé le nombre de km parcourus mais on frise
l'absurde :)

- Les virements : il faut faire le pointage et se casser la tête à
deviner qui a émis quel virement... Je le fais déjà dans d'autres
contextes, c'est vraiment casse-pied.

- Le liquide : est-il nécessaire d'expliquer ?


Bref pour économiser du temps, éviter les erreurs et simplifier la vie
des membres du bureau, je vous propose la résolution suivante :

À partir du 1er octobre, les cotisations de l'association devront être
versées uniquement via paypal. Plus de chèques. Plus de liquides.

Le paiement se fera via un formulaire individualisé et disponible en
ligne et vous pourrez déterminer vous même le montant de votre
cotisation (sur le principe du prix libre).

Par exemple, voici l'écran de renouvellement de ma propre cotisation:
http://erp.postgresql.fr/public/paypal/newpayment.php?source=membersubscription&ref=1&securekey=44bf48e301b80544b42ff2a4d0dabe1c5e72ddde

Il vous suffira alors de cliquer sur le bouton "poursuivre le paiement
par carte ou par paypal" et vous pourrez régler votre cotisation soit
avec votre carte CB soit avec votre compte paypal si vous en avez un.

Toutes les cotisations seront alors centralisée sur le compte paypal de
l'association (géré par les membres du bureau).

La seule exception qui sera toléré pour la règle du "paypal-only"
concerne les adhésions de plus de 100 €, notamment pour les entreprises.
Dans ce cas là, un virement bancaire sera également possible.

Évidement tout ceci n'est pas gratuit. Sur chaque cotisation, paypal
prélèvera environ 4,6% . Si vous verser une cotisation de 20€,
l'association touchera réellement 19.07€.

C'est cher, oui. Mais comparé aux temps économisé pour les membres du
bureau cela me parait un choix raisonnable. Surtout si on garde en tête
que les cotisations des adhérents constituent une petite fraction des
revenus de l'association.


Bref je vous présente tout ceci en tant que projet. Pour l'instant, rien
n'est gravé dans le marbre et il est possible de revenir en arrière ou
de proposer un système de cotisation alternatif. Donc si vous avez des
remarques, des questions, des critiques, des conseils, des objections,
... à formuler je vous encourage à répondre à ce message avant le 1er
octobre !

Si ce système est accepté, vous recevrez courant octobre un e-mail
contenant l'adresse de votre formulaire de cotisation.

(Merci d'avoir pris le temps de lire ce message un peu long !)

--
Damien


PS : Pour tous les adhérents qui ont envoyé un chèque pour leur
cotisation. Ne payer pas via paypal. Votre chèque va être débité dans
quelques jours